どうすればもっと効率的・合理的にセミナーを運営できる？役立つツールをフェーズ別に紹介！
2023/04/18
こんにちは、BtoBセミナーlab.研究員の田中です。
BtoBセミナーlab.では、ノウハウやレポートなど、BtoBにおける様々なセミナー（ウェビナー）関連情報をお届けしています。
本日のテーマは、「セミナー運営で役立つツールとそれぞれの特徴」です。
目次
セミナーの運営には、以下の記事でも紹介しているように多くの作業が伴います。
BtoBのセミナー（ウェビナー） 施策はどうやって始めればいい？16の手順で流れを徹底解説！
セミナーを1回開催するにも、目標設定や集客、コンテンツ作成、当日運営、アフターフォローと振り返りなどと、やることが盛りだくさん。
セミナーを継続的な施策とするには、これら多数の作業をいかに効率化・合理化していくかが重要です。
セミナー運営を効率化・合理化する方法は？
セミナー開催に関わる作業を効率化・最適化し運営を楽にしていくにはいくつかのアプローチがありますが、主要なものとしては、作業の一部をアウトソースするか、各作業で役立つツールを導入する、の2つになります。
前者のアウトソースに関しては、集客における広告運用を代理店に依頼する、コール業務をテレマーケティング企業に依頼する、当日運営を代行会社に依頼する等、各場面で様々な活用ケースが考えられます。
また後者のツール導入についても様々な利用場面が考えられますが、今回はその中でも主なケースを中心に、どのようなツールが活用できるのかを紹介したいと思います。
セミナー開催前のフェーズで役立つツール
まずは、セミナー開催前の作業で活用できるツールについていくつか紹介します。
タスク管理ツール
セミナー運営には多くの作業があり、それらを漏れなく完遂するためには、セミナー全体を通して作業内容を効率的に管理する必要があります。
タスク管理ツールを使うことで、タスクの作成やチェックリストの作成、期限の設定、チーム内でのタスク共有など、作業内容の共有や進捗管理を簡単に行うことができます。
代表的なツール：Jooto、Asana、Trello など
メール配信ツール
ハウスリストを対象にした集客には、メール配信ツールを活用した一斉配信などが有効です。
メール配信ツールには、一斉配信以外にも開封率やクリック率の確認、スケジュール配信、自動返信などの機能があります。
また、開封やクリックなどのアクションをとった受信者を判別することもできるので、セミナーに興味を持っている人に直接的にアプローチすることも可能です。
代表的なツール：mailchimp、配配メール、CuenoteFC など
MA（マーケティングオートメーション）
MAを活用することで、メール配信に加えてより効果的な集客を行うことができます。
MAでは、メール配信ツールの機能に加えて、申込みLPの作成や分析、webサイト内での行動解析とそれらのデータに基づくターゲットの絞り込み、詳細なアクションシナリオ設計と自動化などが行えるため、より効率的・合理的なマーケティングが可能となります。
代表的なツール：Hubspot、Marketing Cloud（旧Pardot）、SATORI など
セミナー開催以降のフェーズで役立つツール
次に、セミナー開催とそれ以降で活用できるツールを紹介します。
ウェビナーツール
現在主流となっている、オンライン形式でのセミナーを実施するなら、ウェビナーツールを利用することになります。
配信機能や画面共有、申込用ページ作成機能や参加者の視聴時間等の分析機能など、様々な機能を有した様々なツールがあります。
あなたはどのタイプ？BtoBウェビナーでおすすめの8ツールを紹介！
アンケートツール
アンケートツールを利用することで、セミナー参加者からのフィードバックを簡単に収集できます。
アンケートは、セミナーの改善点の特定や参加者の興味・関心を調査するために非常に役立ちます。
また個別のアンケート回答を、適切な営業アプローチの検討に用いることも可能です。
代表的なツール：Googleフォーム、CREATIVE SURVEY、SurveyMonkey など
メール配信ツールを活用したフォローアップ
セミナー開催後に参加者に対してフォローアップのメールを送信することで、参加者に対して継続的なコミュニケーションが可能となります。
メール配信ツールを活用すれば、フォローアップのメールを一人一人に最適化した上で一斉配信することができます。
またメール内にCTAを設けておくことで、更なるアプローチが可能になります。
MAやCRMを活用したフォローアップ
MAやCRMを利用することで、フォローアップを更に効果的に行うことができます。
フォローアップメールの最適化はもちろん、受信者のアクションに基づくシナリオ分岐やコンテンツの出し分け、行動解析や情報管理など、フォローアップ以降のコミュニケーションを高度化できます。
その他セミナー運営に役立つツール
最後に、セミナー運営の＋αとして役立つツールをいくつか紹介します。
共催マッチングサービス
セミナーを共催したい場合、共催企業を探すことは大変な作業です。
そこで、共催マッチングサービスを活用することで、自社と共通のテーマやターゲットを持つ企業と手間なく出会うことができます。
セミナーを共催することで、集客の強化や作業の分担など、様々なメリットを得ることができます。
代表的なツール：coHost、FanGrowth、コラボル
コラボレーションツール
セミナー運営において、チーム内での情報共有などのコミュニケーションがスムーズに行われることは重要な要素です。
セミナーを共催する場合には、尚更重要になってきます。
コラボレーションツールが持つチャットやファイル共有、オンラインMTGなどの機能を活用することで、チーム内や共催企業間でのコミュニケーションをより効率的に行うことができます。
代表的なツール：Slack、Chatwork、Microsoft Teams など
セミナー動画アーカイブツール
主にウェビナー形式での実施の場合、当日の配信だけでなく録画も残しておくことで、セミナー実施後もコンテンツのストックとして活用することが可能です。
セミナー動画のアーカイブツールなどを活用すれば、セミナー後も継続的に視聴者を獲得することができます。
代表的なツール：ネクプロ、Webinar Room、YouTube など
さて、今回は「セミナー運営で役立つツールとそれぞれの特徴」というテーマでお届けしましたが、いかがでしたでしょうか？
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