ウェビナー本番を成功させよう！おさえておきたいポイントや注意点とは？
2023/04/26
こんにちは、BtoBセミナーlab.研究員の田中です。
BtoBセミナーlab.では、ノウハウやレポートなど、BtoBにおける様々なセミナー（ウェビナー）関連情報をお届けしています。
本日のテーマは、「ウェビナー本番を成功させるための注意点や工夫」です。
ウェビナーはオンラインで手軽に開催・参加できることから、認知拡大やリード獲得に効果的な手段としてBtoB企業でも活用が拡がっています。
ウェビナーの目標達成には、準備からアフターフォローまで、施策全体での活動が求められますが、やはりその中でもウェビナー本番における成功は必要不可欠な要素と言えるでしょう。
今回は、ウェビナー本番での注意点や、高い成果を収めるためにできる工夫を調査したので、紹介したいと思います。
目次
ウェビナーとは？基本的な概要をおさらい
ウェビナーとは「web seminar」の略称で、その名の通りインターネットを介して行われるオンライン形式のセミナーのことです。
配信サービスを通して講演者がプレゼンテーションを行い、参加者は自宅やオフィスなどからリモートでリアルタイムにセミナーに参加することができます。
ウェビナーは物理的な距離や場所にとらわれずに開催ができるため、主催者にとっても参加者にとっても利便性が高く、コロナ禍でのリモートワークの浸透も相まって近年注目を集めています。
また、リモートで参加できることから、これまでアプローチできなかった遠方のユーザーにもリーチができるといったメリットもあります。
ウェビナー本番に向けて準備をしよう
ウェビナーを開催するには、配信用の機材やソフトウェア、そしてプレゼンテーション用の資料を準備する必要があります。
まず配信用の機材ですが、基本的にはインターネットに接続できるPC、カメラ、マイクがあればウェビナーを実施することが可能です。
最近のノートPCにはカメラ・マイクともに内蔵されていることが多いので、ノートPC1つでウェビナーが開催できるということになります。
とても手軽ですね！
とはいえ、PC内蔵のカメラやマイクでは、どうしても映像や音声の品質には限界があります。
もし配信の品質にこだわりたいということであれば、専用のカメラやマイクなどを用意すると良いでしょう。
またウェビナーを開催するには、ウェビナーツールやウェビナー配信ツールと呼ばれる配信用ソフトウェアが必要となります。
様々なベンダーから特徴の異なるウェビナーツールが提供されているので、自社のニーズにあったツールを選びましょう。
あなたはどのタイプ？BtoBウェビナーでおすすめの8ツールを紹介！
次に、プレゼンテーション用の資料を作成する必要があります。
資料は、ウェビナーの目的に応じた適切な内容にすることが重要です。
資料作成のポイントや流れは以下の記事を参考にしてみてください。
セミナーコンテンツはどうやって作ればいい？作成の流れやポイントをまとめてみた！
ウェビナー本番で注意すべきポイント
事前の準備や集客などが済んだら、いよいよウェビナー本番です。
ここでは、ウェビナーの本番運営で注意をすると良いポイントを何点か挙げたいと思います。
ネットワーク環境の確認
ウェビナーを開催する前に、事前に主催者や他のスピーカーのネットワーク環境を確認しておきましょう。
講演中に通信が途切れて映像や音声に乱れが生じてしまうと、参加者の離脱につながる可能性があります。
スムーズな配信が行えるよう、安定したネットワーク環境下での実施が望ましいです。
カメラやマイクのリカバリー
ウェビナーの配信中に、カメラやマイクにトラブルが発生した場合の対応を想定しておきましょう。
外付けのカメラやマイクであれば再起動や再接続、また内蔵のカメラやマイクの場合にはデバイスドライバーの再インストールなど、問題発生時の復旧手順をあらかじめ整備しておくと良いでしょう。
また最悪のケースを想定して、代替の機材を用意しておく等、バックアップの手段を持っていると、更に安心です。
参加者側のトラブルへの対処
ウェビナーの参加者側でトラブルが発生した場合の対応策も、あらかじめ用意しておくと良いでしょう。
例えば、想定されるトラブルへの対応集を参加者に事前に提示しておく、トラブル発生時の連絡窓口等サポート体制の確保などが考えられます。
ウェビナーを成功させるための工夫
最後に、ウェビナーを実りあるものにするためのポイントや工夫を紹介します。
参加者を引き込む工夫
ウェビナーは気軽に開催や参加ができますが、物理的に同じ場所にいるわけではない分参加者の顔が見えないケースも多く、その場合はどの程度ウェビナーに集中しているかが分かりません。
そのため、ウェビナー中の参加者アンケートやクイズ、チャットツールを活用した呼びかけなどによって、開催側の一方的な配信ではなく双方向のコミュニケーションを図ることが大切です。
もちろん、プレゼンテーション資料に工夫を凝らして参加者の注目を集めることも有効です。
質疑応答のポイント
ウェビナーにおける質疑応答（Q&A）の時間は、参加者とコミュニケーションができる重要な時間です。
一般的にはウェビナーの最後に質疑応答の時間を設けることが多いかと思いますので、質問事項を送る方法をウェビナー内であらかじめ提示しておき、回答の時間をしっかりとれるようにペース配分を考えながら進める必要があります。
また、ウェビナーへの参加申込みの時点で質問事項を集めておき質疑応答のセクションにスムーズに入る、想定問答集を作成しておき不用意な回答を防ぐ、といった工夫も考えられるでしょう。
ウェビナーを共催する場合やゲストスピーカーがいる場合には、質問への回答を返すだけでなく、その内容をテーマにディスカッションを行うことで、参加者のより深い理解や納得を促すことができます。
見逃し配信
ウェビナーは参加申し込みのハードルが低い分、キャンセルのハードルも低く、当日の参加率はリアルのセミナーよりも低いと言われています。
見逃し配信を用意することで、当日参加できなかった人やもう一度改めて見たいという人のニーズに応えることが可能です。
ウェビナー終了後に参加申込者に向けて見逃し配信用のURLを送ることで、より多くの人にコンテンツを届けることができます。
さて、今回は「ウェビナー本番を成功させるための注意点や工夫」というテーマでお届けしましたが、いかがでしたでしょうか？
本記事に関するご意見や「こういったテーマで調査してほしい」等のご要望などあれば、ぜひこちらの問い合わせフォームよりご連絡ください！
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